7.PERENCANAAN ORGANISASI KEWIRAUSAHAAN
PERENCANAAN ORGANISASI KEWIRAUSAHAAN
A.
KARAKTERISTIK UMUM PERENCANAAN
·
Definisi
Perencanaan
Perencanaan adalah proses menentukan
bagaimana organisasi bisa mencapai tujuannya. Dalam istilah yang lebih resmi,
perencanaan di definisikan sebagai perkembangan sistematis dari program
tindakan yang ditujukan pada pencapaian tujuan bisnis yang telah disepakati
dengan proses analisa, evaluasi, seleksi di antara kesempatan-kesempatan yang
diprediksi terlebih dahulu.
·
Tujuan
Perencanaan
Perencanaan organisasional mempunyai
dua maksud yaitu :
1.
Perlindungan
(protective)
Meminimisasi resiko dengan
mengurangi ketidakpastian disekitar kondisi bisnis dan menjelaskan konsekuensi
tindakan menejerial yang berhubungan.
2.
Kesepakatan
(Affirmative)
Tujuan dari kesepakatan
(Affirmative) untuk Meningkatkan tingkat keberhasilan organisasional.
Tujuan perencanaan adalah membentuk
usaha terkoodinasi dalam organisasi, tanpa adanya perencanaan biasanya di
sertai dengan tidak adanya koordinasi dan timbulnya ketidak efesienan.
·
Kerugian
dan Keuntungan Perencanaan
Program perencanaan mempunyai banyak
keuntungan yaitu :
1.
Membantu
Wirausahawan Beroritentasi ke Masa Depan
Wirausahawan dipaksa untuk melihat
keluar dari masalah harian yang normal untuk memproyeksikan apa yang akan mereka
hadapi dimasa mendatang.
2.
Koordinasi
Keputusan
Keputusan hendaknya tidak dibuat
sekarangtanpa adanya tentang bagaimana ia akan mempengaruhi keputusan yang
harus dibuat besok. Fungsi perencanaan membantu wirausahawan dalam usahanya
mengkoordinasi keputusan.
3.
Perencanaan
Menekankan Tujuan Organisasional
Tujuan organisasional adalah titik
awal perencanaan, wirausahawan secara konstan diingatkan dengan apa yang ingin
di capai organisasi mereka. Jika fungsi perencanaan tidak dilaksanakan dengan
baik dalam organisasi, perencanaan mungkin akan menimbulkan kerugian-kerugian.
Penekanan pada program perencanaan akan memakan banyak waktu manajemen.
Manajemen harus membagi antara waktu yang digunakan untuk perencanaan dengan
waktu yang di gunakan untuk fungsi manajemen lainnya seperti
pengorganisasi, mempengaruhi dan pengawasan.
B. JENIS-JENIS PERENCANAAN
Aktivitas Perencanaan di bagi
menjadi 2 yaitu :
Perencanaan
Strategis
Perencanaan Strategis adalah
perencanaan jangka panjang yang dipusatkan pada organisasi secara keseluruhan.
Wirausahawan memandang organisasi sebagai suatu unit total dan memutuskan apa
yang hendak dilakukannya dalan jangka panjang untuk mencapai tujuan organisasi.
Jangka panjang sebagai periode waktu antara 3 sampai 5 tahun kedepan. Perencanaan
jangka panjang wirausahawan adalah mencoba menentukan apa yang akan dilakukan
oleh organisasi agar berhasil dan kurun 3 sampai 5 tahun mendatang.
Wirausahwan mungkin mempunyai
masalah dalam mencoba untuk memutuskan dengan tepat seberapa jauh mereka sebaiknya
memperluas perencanaan strategis bagi masa depan. Sebagai aturan umum, mereka
sebaiknya mengikuti prinsip komitmen, yaitu prinsip yang menyatakan bahwa
wirausahawan hendaknya melibatkan penggunaan dana bagi perencanaan, hanya jika
mereka bisa mengantisipasinya, masa depan yang bisa di prediksikan suatu hasil
dari pengeluaran perencanaan sebagai hasil analisa perencanaan panjang secara
realities. Biaya perencanaan adalah investasi yang bisa diantisipasi.
Strategi didefinisikan sebagai suatu
rencana luas dan umum yang di kembangkan untuk mencapai tujuan organisasional
jangka panjang. Strategi adalah hasil akhir dari perencanaan strategis.
Strategis organisasi hendaknya mempunyai suatu strategis, akan tetapi
agar strategi bisa berdaya guna harus konsisten dengan tujuan organisasional.
Manajemen Strategis di definisikan
sebagai proses yang menjamin bahwa proses dan manfaat organisasi dari
penggunaan strategi organisasional yang tepat pula. Strategi yang tepat guna
adalah strategi yang paling sesuai bagi kebutuhan organisasi pada saat
tertentu. Proses manajemen strategis umumnya terdiri dari empat langkah yang
berurutan dan kontinyu:
1.
Perumusan strategi
2.
Implementasi strategi
3.
Pengukuran hasil strategi
4.
Evaluasi strategi
·
Perencanaan
Taktis
Perencanaan Taktis adalah
perencanaan jangka pendek yang menekankan pada operasi berbagai bagian
organisasi yang sedang berjalan. Jangka pendek adalah kurun waktu kedepan yang
berkisar satu tahun. Wirausahawan menggunakan perencanaan taktis untuk
menguraikan apa yang harus dilakukan oleh berbagai bagian dari organisasi untuk
mencapai keberhasilan pada jangka waktu satu tahun atau kurang.
Wirausahawan memerlukan baik
perencanaan strategis maupun perencanaan taktis, tetapi kedua program tersebut
harus saling berhubungan agar tercapai suatu keberhasilan. Perencanaan taktis
hendaknya dipusatkan pada apa yang akan dilakukan dalam jangka pendek untuk
membantu organisasi mencapai tujuan jangka panjang yang ditentukan dengan
perencanaan strategis.
C. PERENCANAAN DAN TINGKATAN MANAJEMEN
Manajemen puncak dari suatu
organisasi mempunyai tanggung jawab utama untuk melihat apakah perencanaan
sudah dilaksanakan atau tidak, walaupun semua tingkatan manajemen terlibat
dalam proses perencanaan, manajemen tingkat atas biasanya menggunakan waktu
perencanaan yang lebih banyak di bandingkan manajemen tingkat bawah. Manajemen
tingkat bawah lebih terlibat dengan kegiatan operasional dari organisasi, dan
karenanya mempunyai waktu yang lebih sedikit dalam proses perencanaan di
bandingkan dengan manajemen tingkat atas. Manager menengah biasanya menggunakan
waktu yang lebih banyak di banding manager tingkat bawah, tetapi lebih sedikit
di bandingkan manajemen tingkat atas.
·
Langkah
– langkah Dalam Proses Perencanaan
1.
Menyatakan
Tujuan Organisasi
Suatu pernyataan tujuan
organisasional yang jelas perlu bagi dimulainya suatu perencanaan, karena
perencanaan dipusatkan pada bagaimana system manajemen akan mencapai tujuan
tersebut.
2.
Memilih
Berbagai Cara Alternatif Untuk Mencapai Tujuan
Sekali tujuan organisasional
dinyatakan dengan jelas, wirausahawan hendaknya memuat sebanyak mungkin
alternative yang tersedia untuk mencapai tujuan tersebut.
3.
Mengembangkan
Premis yang Menjadi Dasar Alternatif
Kelayakan penggunaan setiap
alternative untuk mencapai tujuan organisasional ditentukan dengan premis atau
asumsi atas mana alternative tersebut.
4.
Memilih
Alternatif Terbaik untuk Mencapai Tujuan
Suatu evaluasi alternative harus
memasukkan evaluasi premis atas mana alternative tersebut didasarkan.
Wirausahawan biasanya akan menemukan bahwa premis atas mana alternative
tersebut didasarkan adalah tidak sesuai dan karenanya dikecualikan dari
pertimbangan lebih lanjut. Hal ini akan membantu wirausahawan menentukan
alternative mana yang akan terbaik untuk mencapai tujuan organisasi.
5.
Pengembangan
Rencana Berdasar Alternatif yang Dipilih
Sesudah alternative dipilih,
wirausahawan sesungguhnya mulai mengembangkan rencana-rencananya. Rencana –
rencana Strategis ( Jangka Panjang) dan Taktis ( Jangka Pendek).
6.
Memfungsikan
Rencana – Rencana ke dalam Tindakan-tindakan
Sekali rencana telah dikembangkan,
rencana tersebut siap difungsikan kedalam tindakan-tindakan. Rencana-rencana
hendaknya memberi organisasi dengan pengarahan aktivitas jangka pendek maupun
jangka panjang.
D.
PENDEKATAN-PENDEKATAN DALAM PERENCANAAN
Pendekatan atau filsafat dasar untuk
melaksanakan fungsi perencanaan adalah :
1.
Pendekatan
Probabilitas Tinggi
Perencana menggunakan pendekatan
probabilitas tinggi yang ditujukan langsung untuk menjamin tingkat keberhasilan
yang bisa diterima. Contohnya, mereka dengan hati-hati menganalisa tujuan
organisasi untuk menjamin kesesuainya. Tindakan lain yang di ambil oleh
perencana probabilitas tinggi adalah memverifikasi bahwa tujuan organisasional
bisa diukur. Perencana harus yakin bahwa target tingkat keberhasilan bisa di
ukur, dan mereka harus tahu dengan tepat bagaimana keberhasilan tersebut akan
diukur.
Pendekatan probabilitas tinggi
mempunyai beberapa keuntungan dan kerugian. Diantara keuntungannya adalah bahwa
pendekatan ini biasanya menghasilkan rencana yang sangat tepat. Perencana hanya
memusatkan pada menemuan cara yang praktis untuk mendapatkan tingkat
keberhasilan yang diinginkan. Kerugiannya adalah bahwa pendekatan ini biasanya
tidak mendorong rencana-rencana yang kreatif. Perencanaan jarang sekali
menyimpang dari masa lalu karena pendekatan probabilitas tinggi, per definisi
adalah cara konservatif dalam mencapai tingkat keberhasilan yang diinginkan.
2.
Pendekatan
Maksimisasi
Pendekatan Maksimisasi didasarkan
pada filsafat bahwa organisasi hendaknya mencapai keberhasilan sebesar mungkin.
Dari sudut pandang ini, perencana tidak puas dengan karakterisik tingkat
keberhasilan yang bisa diterima dari pendekatan probabilitas tinggi, tetapi
menekankan pada maksimisasi keberhasilan.
Perencana biasanya menggunakan
pendekatan maksimisasi dan secara konstan menggunakan teknik kuantitatif dan
yang paling banyak digunakan adalah model matematis. Perencana membangun model
matematis dari sistem yang mereka rencanakan dan kemudian mendasarkan model
tersebut pada bagaimana model tersebut bereaksi dengan perubahan dari luar.
Perencana pendekatan maksimisasi mencoba untuk :
1.
Meminimisasi sumber daya yang
digunakan untuk mendapatkan tingkat prestasi (performance) tertentu.
2.
Memaksimumkan prestasi yang bisa
dicapai dengan sumber daya yang diharapkan tersedia.
3.
Memndapatkan kesimbangan biaya
(sumber daya yang dikonsumsi) dan manfaat (prestasi) yang terbaik.
Pendekatan maksimisai perencanaan,
sepertihalnya pendekatan probabilitas tinggi mempunyai keuntungan dan kerugian.
Keuntungan adalah bahwa pendekatan ini secara kontiyu menekankan pada
pencapaian keuntungan potensial penuh dari organisasi dan menggunakan teknik
kuantitatif yang cangih untuk mengembangkan rencana-rencana. Kerugian
pendekatan ini adalah pendekatan ini biasanya memperlakukan komponen organisasi
sebagai sepenuhnya bisa dikuantifikasi dan bisa diprediksi, bahkan walau
beberapa aspek dari organisasi, seperti perilaku manusia, tidak bisa diramalkan
dan dikuantifikas.
3.
Pendekatan Adaptasi
Pendekatan Adaptasi menekankan bahwa
perencanaan yang efektif dipusatkan pada usaha membantu organisasi untuk
berubah atau menyesuaikan diri dengan variabel eksternal atau internal.
Pendekatan ini didasarkan pada filsafat bahwa suatu tidak mampuan beradaptasi
adalah kendala besar bagi keberhasilan organisasi.
Keuntungan dari pendekatan ini
adalah bahwa pendekatan ini difokuskan pada lingkungan eksternal dan internal
dari organisasi untuk diprediksi perubahan organisasional. Tanpa memandang
pendekatan perencanaan yang digunakan, analisa lingkungan adalah perlu agar
organisasi tetap mempunyai keberadaan. Kerugian dari pendekatan ini adalah
penekanan yang kurang pada tujuan organisasi dibandingakan dengan pendekatan
probabilitas tinggi dan pendekatan adaptasi dan kemungkinan bahawa analisa
organisasi dan perubahan yang dihasilkan lebih merupakan akhir dari perencanaan
dari pada sebagai alat mencapai keberhasilan.
4.
Pendekatan
mana yang harus digunakan
Pendekatan perencanaan yang
sebaiknya digunakan oleh wirausahawan mungkin merupakan bauran atau kombinasi
dari pendekatan probabilitas tinggi, maksimisasi, dan adaptasi. Tiap pendekatan
sebaiknya dalam organisasi. Kombinasi penddekatan ini menekankan keuntungan dan
meminimisasi kerugian dari tiap-tiap pendekatan.
E. RENCANA – RENCANA
Rencana adalah suatu tindakan
tertentu yang diusulkan untuk membantu organisasi mencapai tujuannya.
Perencanaan, proses evaluasi semua informasi yang relavan dan penilaian
perkembangan masa depan yang mungkin, menghasilkan suatu pernyataan mengenai
arah tindakan yang di rekomendasikan suatu rencana.suatu rencaba
mempunyai empat dimensi besar yaitu :
·
Perluangan Dimensi
Menguraikan jangka dimana rencana
digunakan dari waktu kewaktu. Beberapa rencana khususnya dirancang untuk satu situasi
tertentu yang relative berjangka pendek, rencana ini pada dasarnya tidak
berulang-ulang. Rencana yang dirancang secara kontiyu ada pada jangka panjang,
rencana tersebut pada dasarnya berulang-ulang.
·
Waktu
Dimensi
Waktu dari suatu rencana adalah
jangka periode waktu yang diliput oleh rencana tersebut. Rencana strategi
adalah jangka panjang sedangkan rencana taktis adalah jangka pendek.
·
Jangkauan
Dimensi
Jangkauan menguraikan bagian dari
system manajemen total dalam mana rencana tersebut ditujukan. Semakin besar
bagian system manajemen yang diliput oleh suatu rencana, semakin luas jangkauan
dari rencan tersebut.
·
Tingkatan Dimensi
Rencana tingkat atas adalah rencana
yang direncana utuk tingkatan manajemen puncak, sementara rencana tingkat
menengah dan bawah dirancang masing – masing untuk manajemen tingkat menengah
dan bawah. Semua bagian dari system manajemen adalah saling bergantungan, tidak
ada satu bagian bisa dipengaruhi tanpa mempengaruhi semua bagian lainnya.
F.
JENIS – JENIS RENCANA
Dengan mengguanakan dimensi
perluangan sebagai pendoman, rencana – rencana organisasional biasanya di bagi
menjadi dua tipe rencana tetap dan rencana sekali pakai. Rencana Tetap
digunakan berulang-ulang karena rencana tersebut difokuskan pada situasi
organisasional yang terjadi berulang-ulang, sedangakan Rencana sekali pakai
hanya digunakan sekali atau beberapa kali karena rencana tersebut di fokuskan
untuk berhubungan dengan situasi yang relative unik dalam organisasi.
·
Rencana
Tetap
–
Kebijaksanaan-kebijaksanaan
–
Prosedur
–
Aturan-aturan
·
Rencana
Sekali Pakai
–
Program
–
Anggaran
G.
ALAT – ALAT PERENCANAAN
Alat –alat perencanaan adalah teknik
yang bisa digunakan oleh wirausahawan untuk membantu mengembangkan
rencana-rencana.
·
Peramalan
(Forecasting)
Peramalan adalah teknik prediksi
terjadinya lingkungan masa depan yang akan mempengaruhi operasi organisasi.
Walaupun teknik peramalan yang cangih relative modern, konsep peramalan bisa
ditelusuri kembali sekurang-kurangnya pada literature manajemen dari fayol.
Arti penting peramalan terletak pada kemampuannya untuk membantu wirausahawan
mengerti dengan lebih baik perbaikan masa depan dari lingkungan organisasional
yang pada gilirannya membantu wirausahawan untuk merumuskan rencana-rencana
yang lebih efektif.
·
Metode
Analisa Runtun Waktu
Metode analisa runtun waktu
memprediksi penjualan dimasa mendatang dengan menganalisa hubungan historis
antara waktu dan penjualan. Informasi menunjukan hubungan antara waktu dan
penjualan biasanya disajikan dalam grafik. Penyajian ini dengan jelas
menunjukan kecenderungan dimasa lalu yang bisa digunakan untuk meramal
penjualan dimasa mendatang.
Hasil dari metode ini dipandang
sangat dibutukan oleh wirausahawan. Akan tetapi, karena dalam jangka panjang
produk umumnya melewati apa yang dinamakan siklus hidup produk, hasil tersebut
bisa dianggap sebagai terlalu optimis. Siklus hidup produk adalah lima tahap
melalui hampir semua produk dan jasa baru akan melewatinya. Lima tahap
tersebut adalah pengenalan, pertumbuhan, kedewasaan, kejenuhan, penurunan dan
kemendekan.
·
Penjadwalan
(scheduling)
Pada dasarnya penjadwalan adalah
proses perumusan daftar aktivitas yang mendetail yang harus dilaksanakan untuk
mencapai tujuan organisasi. Daftar aktivitas tersebut merupakan bagian integral
dari rencana organisasional.
Sumber:
Komentar
Posting Komentar